SAP SRM7: Integriertes Supplier Relationship Management für die Landeshauptstadt München

Das Supplier Relationship Management (SRM) organisiert das Beschaffungs- und Lieferantenmanagement. Es spielt eine entscheidende Rolle bei der optimalen Steuerung der kaufmännischen Prozesse innerhalb großer Unternehmen oder der öffentlichen Verwaltung. Gruler & Cleve hat die Einkaufsprozesse der Landeshauptstadt München mit SAP SRM 7 optimiert und vereinfacht.

Das integrierte SRM-System von SAP bildet den gesamten Bestellprozess ab: von der Auswahl von Produkten und Dienstleistungen bis hin zu der Rechnungsstellung oder der Übermittlung der Rechnungsdaten an ein Backendsystem. SAP SRM7 basiert auf SAP NetWeaver und wird mit der Technologie Web Dynpro umgesetzt. Hier geben wir einen kleinen Einblick in Möglichkeiten und Besonderheiten von SAP SRM 7.

In der Abwicklung der Standardbeschaffungsprozesse gibt es verschiedene Möglichkeiten, Anpassungen durch SAP Business Add-Ins vorzunehmen. Mit ihrer Hilfe können auch eigene Entwicklungen an vorgegebenen Punkten des Beschaffungsprozesses integriert werden.

Typische Nutzungsmöglichkeiten SAP Business Add-Ins

Prüfung eingegebener Daten und ausgeben von Fehlermeldungen
Datenanreicherung und Ausfüllen entsprechender Felder auf der Benutzeroberfläche oder im Hintergrund
Steuerung von Komponenten auf den Web Dynpros durch z. B. Eingabebereitschaft oder Sichtbarkeit von Feldern
Festlegen von Regeln und Einschränkungen während des Beschaffungsprozesses

Spezifische Stärken von SAP SRM 7

Seine Stärken zeigt SAP SRM 7 in der Umsetzung und Gestaltung von Standardprozessen und komplexen Beschaffungsprozessen wie z. B.

die interne Bestellung von unternehmenseigenen Dienstleistungen
Bestellanforderungen ohne konkrete Angaben von Lieferanten
Bestellungen unter der Angabe von Mindermengen oder Mindestbestellanforderungen seitens der Lieferanten

Genehmigungen einholen

Ein weiterer Kernprozess im SRM 7 ist die Genehmigung von Einkäufen durch Vorgesetzte. Für diese Anforderungen werden SAP-Workflows benötigt, um den Genehmigungsprozess kundenindividuell abzubilden. Innerhalb eines Workflows gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten. Einige für die Genehmigung wichtige Punkte sind:

der Versand von E-Mails aus SAP
das Verschicken von Bestellungen an verschiedene Benutzer im SAP
die Freigabe oder Ablehnung von Bestellungen und damit verbunden der Abschluss oder der Abbruch des Bestellvorgangs.

Bestellen nach Katalog oder nach Wunsch

Um ausgewählte Artikel eines Lieferanten mit den entsprechenden Konditionen verfügbar zu machen, gibt es die Möglichkeit der Anbindung eines individuellen MDM-Katalogs (Master Data Management). Aus diesem Katalog können berechtigte Mitarbeitende Bestellungen bei Lieferanten anstoßen. Beim MDM-Katalog müssen nach der Auswahl von Artikeln aus einem externen Katalog oft noch Daten innerhalb des SAP-System hinzugelesen werden.

Anders ist der Startpunkt bei Freitextbestellungen, Bestellanforderungen oder kundeneigenen Prozessen. Dabei werden die Artikel innerhalb eines Web Dynpro zur Auswahl bereitgestellt.

Um den Bestellvorgang anwenderfreundlich zu gestalten, kann anwenderindividuelles Customizing gestattet und konfiguriert werden. Dadurch bekommen Anwender die Möglichkeit, je nach Bedarf optische Anpassungen selber vorzunehmen.

Weitere Gestaltungsmöglichkeiten stehen den SAP-Entwicklern offen. Es können vorhandene Web Dynpros ohne Modifikation erweitert oder eigene Dynpros entwickelt und integriert werden. Durch die Nutzung des SAP Floorplan Managers können die Anwendungen und deren Konfigurationen individuell gesteuert werden.

Buchung und Dokumentation

Für den Fall, dass die Rechnung nicht im SAP-System des SRM gebucht werden soll, sondern in einem Backendsystem (sogenanntes klassisches Szenario), muss die Kommunikation mit dem externen System eingerichtet und konfiguriert werden. Dafür müssen beide Systeme kommunizieren können, z. B. über eine RFC-Verbindung, um Bestell- und Rechnungsdaten auszutauschen. Nach der erfolgreichen Bestellung und Fakturierung werden entsprechende Formulare erstellt und gedruckt. Das SAP SRM 7 kann Bestellungen, Rechnungen, AGBs oder auch Stundenzettel erstellen und drucken. Hierfür sollte ein geeignetes Framework zu Verarbeitung und Aufbereitung der Daten für die Formulare entwickelt werden. So können redundante Formulare vermieden werden. Die Logik bleibt modular verfügbar und muss nicht in den Formularen abgelegt werden. Auf diese Art und Weise kann die Anzahl der Formulare deutlich reduziert werden.

Ist ein Dokumenten-Management-System (DMS) verfügbar, kann dieses an das SRM angebunden werden. Alle Dokumente zu den Bestellungen werden dann logisch abgelegt und sind jederzeit verfügbar.

Wie Gruler & Cleve SAP SRM 7 für Münchens Verwaltung optimierte

Abbildung der Beschaffungsprozesse der Landeshauptstadt durch Nutzung vorhandener SAP Business Add-Ins, Customer-Exits und Erweiterung einzelner Web Dynpros
Entwicklung und Umsetzung neuer Beschaffungsprozesse neben den Standardprozessen, z. B. für interne Dienstleistungen innerhalb der städtischen Verwaltung
Oberflächengestaltung durch Entwicklung und Integration neuer Web Dynpros. Anpassung bestehender Web Dynpros durch die Entwicklung eigener Konfigurationen der Komponenten und Anwendungen im Bereich des Web Dynpro Floorplanmanagers
Entwicklung kundenspezifischer Formulare mit Adobe Forms
Entwicklung eines Frameworks für den Formulardruck innerhalb des SRM 7
Archivierung der Dokumente aus dem SRM 7 in einem Dokumentenmanagementsystem